Automatisierter Rechnungseingang
Profitieren Sie von Zeit- und Kostenersparnis, höherer Transparenz und Auskunftsfähigkeit sowie der Erfüllung aller gesetzlichen Sicherheitsstandards
Vorteile genießen
Der digitale Rechnungseingang bringt Ihrem Unternehmen ansehende Vorteile. Rechnungsabläufe werden durch Automatisierung und schlanke digitale Prozesse erheblich beschleunigt. Die transparenten Workflows unterstützen Nutzerinnen und Nutzer dabei, jederzeit den aktuellen Status und Bearbeitungsstand einzusehen. Ein entscheidender Vorteil des automatisierten Rechnungseingangs ist die umfassende Rechnungsprüfung. Denn auch dieser zeitraubende Prozess lässt sich komfortabel automatisieren. Dabei werden nicht nur gelieferte Artikel, Rechnungsbeträge und Stückzahlen, sondern auch formale Regularien und gesetzliche Pflichtangaben berücksichtigt.
In Verbindung mit unserer ECM-Lösung ist es weiterführend möglich, Bestellungen und Rechnungen mit Lieferscheinen automatisiert abzugleichen. Eine manuelle Prüfung müssen Sie nur noch durchführen, wenn Abweichungen erkannt werden. Durch unseren Automatisierten Rechnungseingang sparen Sie bares Geld und profitieren von freigewordenen Ressourcen.
Die wichtigsten Gründe für einen
automatisierten Rechnungseingang
Manuelle Rechnungsverarbeitung birgt eine Vielzahl von Stolperfallen im Unternehmen.
Ausfall eines Mitarbeiters
Durch den Ausfall eines Mitarbeiters (z. B. Urlaub, Krankheit) gerät der manuelle Prozess ins Stocken. Lange Suche nach Rechnungen erfordert wertvolle Zeit der Mitarbeiter.
Frustration
Frustration, da Zahlungsfristen nicht eingehalten werden können. Langsame Prozessgeschwindigkeit kann den Verfall von Skonti bedeuten.
Geringe Transparenz
Fehlende oder geringe Transparenz über den Verbleib einer Rechnung. Zusätzlich kursieren daher häufig eine Vielzahl von Rechnungen im Unternehmen.
Hohe Fehleranfälligkeit
Hohe Personalkosten für administrative Arbeiten und hohe Fehleranfälligkeit des Prozesses aufgrund vieler manueller
Tätigkeiten.
Ausfall eines Mitarbeiters
Durch den Ausfall eines Mitarbeiters (z. B. Urlaub, Krankheit) gerät der manuelle Prozess ins Stocken. Lange Suche nach Rechnungen erfordert wertvolle Zeit der Mitarbeiter.
Geringe Transparenz
Fehlende oder geringe Transparenz über den Verbleib einer Rechnung. Zusätzlich kursieren daher häufig eine Vielzahl von Rechnungen im Unternehmen.
Frustration
Frustration, da Zahlungsfristen nicht eingehalten werden können. Langsame Prozessgeschwindigkeit kann den Verfall von Skonti bedeuten.
Hohe Fehleranfälligkeit
Hohe Personalkosten für administrative Arbeiten und hohe Fehleranfälligkeit des Prozesses aufgrund vieler manueller Tätigkeiten
Ein Beitrag zum aktiven Umweltschutz: Ein automatischer Rechnungseingang bedeutet die Reduktion von Papierrechnungen und kostspieligen analogen Archiven.
Ihre Vorteile im Überblick
- Zeit- und Kostenersparnis
Digitale Rechnungsverarbeitung ist wesentlich schneller und effizienter als eine manuelle Erfassung und Prüfung (z. B. durch den Wegfall von Transportwegen). - Erfüllung aller gesetzlichen Sicherheitsstandards
Revisionssichere Archivierung, GoBD-konforme Verwaltung und ISO 9001 konform - Höhere Transparenz und Auskunftsfähigkeit
Rechnungen werden von Anfang an in einen zentralen Prozess abgegeben. Kontrolle und Dokumentation des Transportweges ist jederzeit vollständig gegeben. - Erleichterung der Recherche
Zeitaufwändiges Suchen nach Dokumenten entfällt durch eigene Suchmasken und durch die Kombination von Volltext- und Metadaten.
Grundlegende Features
- Digitale Erfassung und Bearbeitung von eingehenden Rechnungen
- Intelligente Belegerkennung und Interpretation
- Notwendige Prüfungs- und Freigabeprozesse über digitalen Workflow gesteuert
- Abläufe werden transparent im digitalen Workflow definiert
- Integration in vorhandene ERP- und Fibu-Systeme
- Vorgefertigte Workflows, die schnell eingeführt werden können
- Dank Parametrisierung können Workflows zukunftssicher an individuelle Besonderheiten angepasst werden
- Durch die mitgelieferten Bausteine lässt sich der Standardprozess zu einem individuellen Freigabeworkflow umbauen
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Die Rechnungsübersicht mit umfassenden Filteroptionen bietet Ihnen eine strukturierte Darstellung über alle archivierten Rechnungen und eigene Filtermöglichkeiten, um die gewünschten Rechnungsmerkmale einzugrenzen. Alle Rechnungen können jederzeit im Original betrachtet werden und aktuelle und abgeschlossene Freigabeworkflows können in Echtzeit aufgerufen werden.
Übersicht der Module und Addons
Enthaltene Prozessbausteine
Unser digitale Rechnungseingang bieten zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen. Dazu gehören die automatische Erfassung von Rechnungsdaten, die Validierung und Verifizierung von Informationen, die automatische Zuordnung zu den entsprechenden Kostenstellen oder Projekten, die Implementierung von Workflows für die Freigabe und Genehmigung von Rechnungen sowie die revisionssichere Archivierung. Diese Funktionen ermöglichen eine effiziente und fehlerfreie Verarbeitung von Rechnungen, reduzieren den manuellen Aufwand, beschleunigen den Prozess und verbessern die Transparenz. Durch die Automatisierung des Rechnungseingangs können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen und gleichzeitig die Genauigkeit und Effizienz ihrer Buchhaltungsprozesse steigern.
Sie erhalten vorgefertigte Workflowmasken für die Schritte: Verteilung, Formelle Freigabe, Freigabe durch Fachabteilung sowie Buchhaltung.
Agorum core vergleicht, ob es bereits eine Rechnung des Lieferanten mit dieser Rechnungsnummer im System gibt und zeigt diese im Freigabeprozess an.
Eine farbliche Kennzeichnung, wie lange sich eine Rechnung bereits im Workflow befinden.
Dokumente wie E-Mails, Excel- oder PDF-Dateien können via Drag&Drop im Freigabeworkflow hochgeladen werden. Die Dokumente sind für alle User im jeweiligen Freigabeworkflow sichtbar und werden anschließend in der Rechnungsakte archiviert.
Die wichtigsten Rechnungsdaten wie der Lieferantenname, der Netto- und Bruttopreis oder das Zahlungsziel werden prominent in Ihrem Workflow angezeigt. Sie können selbst entscheiden, wer diese Daten bei Bedarf ändern darf.
Die einzelnen Freigabeschritte werden historisiert und an der Rechnung gespeichert. Damit kann jederzeit der Freigabeworkflow nachvollzogen werden.
Erstellen Sie einen Buchungssatz (ohne Schnittstelle zu Fremdsystemen).
Egal wie viele Mandanten Sie haben, agorum erkennt anhand der Rechnungsanschrift immer den Richtigen.
Fügen Sie auch eigene Auswahl- und Eingabefelder sowie Buttons hinzu.
Lieferscheine können durch Nummernabgleich automatisch einer Rechnung zugeordnet werden. Manuelle Zuordnung wird vereinfacht durch die im Freigabeworkflow als noch offen gekennzeichneten Lieferscheine.
Agorum core merkt sich wahlweise die bisherige Rechnungszuteilung um künftige Rechnungen automatisch an zuständige Mitarbeiter zu leiten.
Mitarbeitervertretungen für bestimmte Zeiträume sind einstellbar. Vertreter bekommen bestehende Workflows eines Mitarbeiters automatisch zugewiesen.
Automatische Übergabe freigegebener und kontierter Rechnungen an DATEV und andere FiBu-Systeme.
Agorum core überwacht und meldet fällige und überfällige Rechnungsfreigaben automatisch.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und Enterprise Content Management (ECM)
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist der Grundstein für Ihre Digitalisierung und ermöglicht effizientes und kostenschonendes Arbeiten. Die wachsende Dokumentenflut stellt Unternehmen vor Herausforderungen. Neben der revisionssicheren Archivierung ist es wichtig, den Dokumentenfluss zu steuern.
Unser DMS passt sich exakt an Ihre Bedürfnisse an und bietet maximale Flexibilität für optimale und individuelle Prozesse.
Moderner Webclient und mobile App
Mit dem mobilen Webclient können Sie von überall auf die Dokumente und Prozesse Ihres automatischen Rechnungseingangs zugreifen. Egal, ob zuhause, auf Geschäftsreise oder im Büro. Sie benötigen nur eine Internetverbindung.
Ortsunabhängiges Arbeiten durch die mobile App:
- Chat direkt am Dokument
- Filesharing mit externen Firmen und Ansprechpartnern
- Umfängliche Nutzung des agorum® core information center
- Anbindung an agorum® workflow
- Anbindung an die gesamte JavaSkript-Bibliothek von agorum® core
- Offene Schnittstellen für Ihre eigenen unabhängigen Chatbots
- Verfügbar für iOS, iPadOS und Android
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Ihr Partner für den automatischen Rechnungseingang!
Ihr Experten-Team für digitales Dokumentenmanagement.
Wir begleiten Sie von der Planung über die Konzeption zur Implementierung bis zum Go-live.
Umfassende Beratung
Wir bieten Ihnen im Bereich automatischer Rechnungseingang, DMS/ECM Prozessberatung und Projektmanagement.
Hauseigener Support
Unsere qualifizierten Mitarbeiter unterstützen Sie aus Jena mit direktem Draht zu den Consulting- und Entwicklungsteams.
Individualität
Unsere Leistungen und Produkte können an Ihre individuellen Prozesse und Anforderungen angepasst werden.
Softwareentwicklung
Durch unser agiles Entwicklungsmodell können Ihre Anforderungen schnell umgesetzt und Risiken reduziert werden.
Starten Sie mit unserem kostenfreien agorum Core Interview!
Unser Expertenteam gleicht im agorum-Core Interview unsere Möglichkeiten mit Ihren Projektanforderungen ab und berät Sie zu all Ihren Anliegen. Anschließend wird Ihnen das volle Potenzial eines automatischen Rechnungseingangs sowie Enterprise Content Management- und Dokumentenmanagementsystem gezeigt.
Von Archivierung, Rechnungserfassung, elektronischen Akten über Revisionssicherheit, E-Mail-Archivierung bis zur Prozessautomation – wir beraten Sie gerne.
*Das Beantworten dieser Fragen dauert ungefähr 6 Minuten und ermöglicht Ihnen ein qualitativ hochwertiges sowie zeitlich kompaktes Interview.