DMS und ECM mit agorum core | ACP Digital Business Solutions

Ein Dokumentenmanagementsystem oder auch DMS genannt, ist der Grundstein für Ihre Digitalisierung. DMS bieten die Möglichkeit für effizientes und kostenschonendes Arbeiten. Denn die stetig wachsende Dokumentenflut stellt Unternehmen zunehmend vor Herausforderungen. Neben rechtlichen Anforderungen wie der revisionssicheren Archivierung ist es wichtig, den Dokumentenfluss bestmöglich zu steuern. Zusammen mit agorum® core bieten wir ein DMS, welches exakt an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Die maximale Flexibilität gewährleistet Ihnen optimale und individuelle Prozesse.

Ordnung schaffen und halten in Ihrem Unternehmen

Alles, was Sie zur Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie benötigen, ist in einem zentralen System vereint. Nachstehend haben wir Ihnen alle Vorteile zusammengefasst.

Analoges Dokumentenmanagement benötigt viel Sorgfalt, Zeitaufwand und Geld. Ihr neues DMS – spart Zeit, senkt Kosten und erhöht die Produktivität
Dokumente sind entsprechend der Rechteverteilung schnell und unkompliziert zugänglich
Druckkosten und Papierverbrauch sowie die Lagerhaltungskosten werden nachhaltig gesenkt
Compliance-Anforderungen werden automatisch eingehalten
Die Dokumentensuche wird dauerhaft beschleunigt, Ihre Mitarbeitet gewinnen somit neue Freiräume für Ihr Kerngeschäft
Schnellerer und besserer Informationsfluss innerhalb Ihres Unternehmens
Die Archivierung und Datenablage sind vollständig DSGV-konform und rechtssicher

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Raus aus dem Dokumentenchaos

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) sollte dazu dienen, Unternehmensprozesse zu unterstützen, zu vereinfachen und zu erleichtern. Es gibt verschiedene wichtige Funktionen, die ein DMS bieten kann. Dazu gehören beispielsweise die automatische Erfassung von Dokumenten, die digitale Abbildung der gesamten Geschäftsprozesse, eine umfassende Nachverfolgbarkeit aller Arbeitsschritte, die Konsolidierung von Daten und Dokumenten in einem zentralen System, eine leistungsstarke Suchfunktion sowie die Gewährleistung einer revisionssicheren Archivierung. Wir bieten Ihnen eine hohe Konfigurierbarkeit, um den individuellen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden.

“Revisionssicher” bedeutet “vor einer Revision (Abänderung) geschützt” – sprich manipulationssicher im Sinne der Compliance.

Anstatt Ihre Eingangspost von Hand zu sortieren und abzulegen, digitalisieren Sie Ihre Prozesse. Das spart nicht nur Zeit, sondern bringt weitere Vorteile mit sich.

Mit einer DMS-Lösung können Belege mittels Erkennung und Capturing automatisiert verarbeitet werden.

Über die Volltext- und Metadatensuche können Informationen schnell und einfach gefunden werden.

Die Rechteverwaltung erleichtert Administratoren das Managen der Berechtigungen auch bei großen Datenmengen und vielen Benutzern.

Alles, was Sie zur Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie benötigen, in einem zentralen System vereint.

Ihr neues DMS/ECM zielt darauf ab, Informationsaustausch und Zusammenarbeit dezentral und standortübergreifend zu gestalten. Jeder Mitarbeiter erhält einen personalisierten und sicheren Zugang zum DMS/ECM. Dort sind alle relevanten Informationen, Dokumente und digitalen Arbeitsprozesse jederzeit verfügbar.

Mit dem Workflow-Management-System Ihrer neuen DMS/ECM-Lösung erstellen Sie aus analogen Geschäftsprozessen mit der Hilfe unserer DMS- und ECM-Experten in wenigen Schritten automatisiert ausgeführte, flexible digitale Workflows.

Mit digitalen Akten können Sie alle Ihre Dokumente archivieren und verwalten. Digitale Akten mit vordefinierter Ablagestruktur und Berechtigungen unterstützen die Produktivität Ihrer Mitarbeiter. Für jeder Anforderung an digitale Akten, haben wir die optimale Lösung. Denn jede digitale Akte lässt sich individuell nach Ihren Vorgaben abbilden.

Ihr neues DMS/ECM bietet Ihnen eine rechtssichere, einfache und unkomplizierte E-Mail Archivierung nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Unsere DMS- und ECM-Experten kümmern sich darum, dass Ihre E-Mail Korrespondenz gesetzeskonform aufbewahrt wird.

Das ganzheitliche und digitale Management von Geschäftsprozessen ist notwendig um mit dem agilen Mitbewerbern Schritt zu halten. Eine gut strukturierte Prozessdokumentation dient dem Prozessverständnis bzw. die Prozesslogik transparent zu gestalten.

Der ganzheitliche Ansatz unserer DMS- und ECM-Lösung unterstützt Ihr Unternehmen dabei, ihre Aufgaben, Termine und Dokumente effizient zu verwalten und Projekte professionell zu organisieren. Unabhängig von Unternehmensgröße und Branche.

Digitales Dokumentenmanagement –
die 6 wichtigsten Gründe

Durch den Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagementsystems können Daten und Informationen unabhängig vom Standort für autorisierte Personen zugänglich gemacht werden. Dies ermöglicht eine deutliche Vereinfachung und Effizienzsteigerung verschiedener Prozesse und spart einem Unternehmen nicht nur Zeit und Aufwand, sondern auch erhebliche Kosten. Zusätzlich übernimmt das Dokumentenmanagementsystem wichtige Arbeitsschritte automatisiert, wie beispielsweise die Archivierung und Zuordnung von Dokumenten.

Prozesse automatisieren

Mit dem DMS leiten Sie Dokumente automatisch durch Ihr Unternehmen und binden diese auch in beliebige Prozesse ein. Die zeitraubende und langwierige Weitergabe von Schreibtisch zu Schreibtisch entfällt.

Aktuelle Dokumentenversion

Wird in einem DMS mit Dokumentenhistorie ein Dokument neu abgespeichert, wird automatisch eine neue Version angelegt. So können überschriebene Dateien schnell und einfach wiederhergestellt werden.

Sachkosten mindern

Archivräume und Aktenordner gehören der Vergangenheit an. Dies mindert nicht nur die Material- und Raumkosten, auch die Transportkosten zu einem anderen Standort entfallen.

Wissen zentral zur Verfügung stellen

Alle Informationen werden zentral in elektronischen Akten gesammelt. Diese können jederzeit von Mitarbeitern abgerufen und verarbeitet werden. Die Geschäftsleitung kann aufgrund der breiten Datenbasis strategische Entscheidungen leichter treffen.

Komfort und Sicherheit beim Filesharing

Ein weiteres Argument für ein DMS ist der kontrollierte Datenaustausch. Teilen Sie einfach und sicher Daten mit Kollegen, anderen Standorten und externen Partnern. Behalten Sie ohne ein zusätzliches System den Überblick über Ihre Daten.

Dokumente und E-Mails schneller archivieren

Eine Ablage, die aus Papierstapeln und Aktenordnern besteht, ist umständlich und zeitaufwändig. Mit einem DMS ist dies in kürzester Zeit erledigt. Ein DMS bringt Ihnen bis zu 90 % Zeitersparnis beim Archivieren von E-Mails und Dokumenten.

Webclient und mobile App

Mit dem mobilen DMS-Webclient können Sie von überall auf die Dokumente und Prozesse Ihres DMS zugreifen. Egal, ob zuhause, auf Geschäftsreisen oder im Büro. Sie benötigen nur eine Internetverbindung.

Ortunabhängiges Arbeiten durch die mobile App:

Chat direkt am Dokument
Filesharing mit externen Firmen und Ansprechpartnern
Umfängliche Nutzung des agorum® core information center
Anbindung an agorum® workflow
Anbindung an die gesamte JavaScript-Bibliothek von agorum® core
Offene Schnittstellen für Ihre eigenen unabhängigen Chatbots
Verfügbar für iOS, iPadOS und Android

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umfassende Beratung zu DMS/ECM

Wir bieten Ihnen im Bereich DMS/ECM, Prozessberatung, Projektmanagement und unterstützen Sie in der Ideenentwicklung.

hauseigener Support

Unsere qualifizierten Mitarbeiter unterstützen Sie aus Jena mit direktem Draht zu den Consulting- und Entwicklungsteams.

Individualität

Unsere Leistungen und Produkte können an Ihre individuellen Prozesse und Anforderungen angepasst werden.

Softwareentwicklung

Durch unser agiles Entwicklungsmodell können Ihre Anforderungen schnell umgesetzt und Risiken reduziert werden.

Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Enterprise Content Management (ECM)
mit agorum core

Ordnung schaffen und halten in Ihrem Unternehmen

Raus aus dem Dokumentenchaos